آخـر مواضيع الملتقى

العودة  

تقنيات تحرير المراسلات الإدارية

تقنيات تحرير المراسلات الإدارية الرسائل – أوراق الإرسال – الإرساليات -المذكرات - المحاضر- التقارير. المحاور المتناولة بالدرس o إبراز أهمية و دور المراسلة الإدارية .

ملتقى الإداريين
إضافة رد
  #1  
قديم 09-26-2010, 12:09 AM
Banned عضو موقوف
 



طلال الحربي will become famous soon enough


تقنيات تحرير المراسلات الإدارية



الرسائلأوراق الإرسالالإرساليات-المذكرات-المحاضر-التقارير.





المحاور المتناولة بالدرس

o إبراز أهمية و دور المراسلة الإدارية.

o عناصر المراسلة الإدارية - المعلوماتوالبيانات الضرورية -

o أسلوب التحرير الإداري.

o أنواع المراسلات الإدارية.





تصميم الموضوع




1- المقدمة


تعريف المراسلة الإدارية



ü أهمية المراسلة الإدارية


ü أهداف المراسلة الإدارية:


ü


 التواصل


 تمرير المعلومة


 تطوير المرفق العام


 تامين الضرورة الحاجة للمرفق العام





2 - خصائص المراسلة الإدارية ومميزاتها





 التحفظ و كتمان السر المهني


 بيان مصدر المراسلة و تحمل المسؤولية


- تفويض السلطة


- تفويض التوقيع





3 - أسلوب التحرير الإداري


 البساطة


 الدقة و التجسيد


 الوضوح و الإيجاز و الفاعلية


 احترام التسلسل الإداري


*المجاملة


*الحيطة و الجذر


الصيغ التعبيرية المستعملة في المراسلات الإدارية حسب نوع المراسلة



- أهي موجهة من سلطة عليا إلى موظف


- أم من موظف إلى سلطة عليا


- أم مراسلة بين سلطتين من نفس الدرجة




4 - أنواع المراسلات الإدارية وكيفية تقديمها


 المراسلات الإدارية بين المصالح


 المراسلات الإدارية ذات الطابع الشخصي


 أوراق الإرسال و الإرساليات


 المذكرات


 المحاضر


 التقارير




تعريف المراسلة الإدارية


o المراسلات الإدارية هو التعبير الكتابي الدائم للعمل اليومي للإدارة، ونشاطها الإنتاجي بصفة عامة.

o وهي وسيلة للتحاور و التواصل مع محيطها الداخلي و الخارجي.

o كما تعتبر الكتابة إحدى الآليات التي من خلالها تقوم الإدارة بإنجاز المهام المنوطة بها.

o وتعتبر إحدى المقومات الأساسية لوجود الإدارة .

أهمية المراسلات الإدارية


o الإدارة العمومية منظمة على شكل هرمي و تسلسل إداري للسلطة، و لكل إدارة هيكلة خاصة تتكون من مديريات تشكل الإدارة المركزية ، و من أجل تحقيق الحاجيات المحلية تتوفر على مصالح خارجية .

o وفي غالبية الوزارات ، هناك مرافق و مؤسسات عمومية يوجد بها موظفون يقومون بمهامهم تحت إشراف سلطة رئاسية.

o ومن أجل التواصل مع مصالحها المركزية ، أو الخارجية أو مع الغير تتبادل يوميا مراسلات عبر البريد، يكون موضوعها أوامر أو توجيهات و تعليماتمن أعلى أو طابات أو و ملتمسات و اقتراحات من القاعدة من أجل تحقيق الغاية التي أحدثت الإدارة من أجلها الى و هي خدمة الصالح العام.


أهداف المراسلة الإدارية


o قد عرفت الإدارة في عصرنا الحاضر تطورا كبيرا ، وتدخلا متزايدا في كل المجالات الحياتية للأفراد

o وهذا التدخل يدفعها بالضرورة إلى إنجاز عدد مهم من الوثائق المتنوعة ، وتبادل العديد من من المراسلات الإدارية .

o ولكل إدارة أهدافا ترمي إلى تحقيقها ، تتمثل في :


التواصل


o التواصل داخل الإدارة شئ أساسي ويتم عن طريق الكتابة،

o و كل مراسلة من هذه المراسلات لا تعدو أن تكون عبارة عن كتاب لقول شئ ما ، أو المطالبة بشيء ما ، أو السؤال و الاستفسار عن شئ ما.

o يتحقق تواصل الإدارة مع محيطها الداخلي و الخارجي بتحرير فعال، و يحقق التحرير هذه الغاية ، عندما يتمكن الموظف من نقل ما يقصده فعلا بوضوح و دقة ، ويتمكن الغير المستقبل من فهم و استيعاب المقصود من المكتوب. ويعتبر التواصل من بين الأهداف الأساسية للمراسلة الإدارية، إلى جانب أخرى نذكر منها ،

o تمرير المعلومات و تبليغ القرارات ،

o تأهيل و تطوير المرفق العمومي،

o تأمين الضرورة والحاجة إلى هذا الأخير.


تمرير المعلومة


o الإدارة و المصالح تتبادل يوميا فيما بينها مراسلات الكثير منها يتعلق:

o بإعطاء معلومات حول عدد من القضايا و الإجابة على كثير من التساؤلات المطروحة و التي تهم الموظفين و الأقسام والمصالح سواء من اجل القيام بعمليات أو اتخاذ قرارات أو تنفيذ تعليمات ، و هذا الأمر يتطلب تبادل العديد من المراسلات على جميع المستويات ، إما عموديا أو أفقيا ، وتوجيهها ، يتم بطريقة مباشرة أو تحث الإشراف.

o كما تعمل على تبليغ قراراتها للمعنيين بها ,

o فالمراسلة الإدارية هي الوثيقة الرسمية التي تمكن الإدارة من التواصل مع المتعاملين معها وذلك باستدعائهم وإعلامهم أو تبليغهم .


تطوير و تأهيل المرفق العام


لكي تؤدي الإدارة المهام المنوطة بها على الوجه الأمثل ، لابد أن تكون لديها قابلية مستمرة للتكيف مع المحيط الخارجي و التطور بتطوره ، حسب حاجياته بمعنى الحاجيات العامة.

هذا الأمر بطبيعة الحال يدفعها إلى إعداد مختلف الوثائق التي تعبر من خلالها على سلطتها وتفرض بواسطتها التقيد بالضوابط و اللوائح و احترام القانون.

المراسلة الإدارية في هذا الإطار تحديدا تمكن من تنظيم المصالح العمومية تنظيما يؤمن تحقيق الغاية التي أحدثت من اجلها.


تامين الضرورة و الحاجة إلي المرفق العام



o المسئولون بالإدارة ينقلون أو يتلقون يوميا ، طلبات ، أو اقتراحات موجهة إليهم من مرؤوسين أو واردة عليهم من رؤساء أو من الغير..

o هذه الطلبات أو الاقتراحات أو التساؤلات أو الالتماسات ، تكون موضوع مراسلات يتم توجيهها إليها أيا كانت درجة مسئوليتها أو اختصاصها لتقوم بالمتعين فيها .

o كما أن السلطات العليا يمكنها أن تعلم أو تخبر بواسطة مراسلات إدارية مرءوسيها بالطرق و الإجراءات الواجب إتباعها في تطبيق مقتضيات قانونية معينة .



خصائص المراسلة الإدارية ومميزاتها


في كل أنواع التحرير الإداري هناك ضوابط مرتبطة بالعمل الإداري في جانبه القانوني والفني يتعين احترامها و الإلمام بها و تتمثل هذه القواعد في ما يلي:



التحفظ و كثمان السر المهني


o كيفما كانت طبيعة المراسلة الإدارية، فهي دائما محاطة بالسرية.

o فالمرسل و المرسل إليه ، وكذا كل موظف بحكم وظيفته يتوصل إلى معرفة مضمون المراسلات من واجبه أن يتحفظ و يكتم سر ما تتضمنه ، وإخلاله بذلك يعتبر خطأ مهنيا يمكن أن يعرض صاحبه لعقوبة تأديبية الفصل 18 من قانون الوظيفة العمومية.

o فالكياسة و اللياقة تقتضيان عدم تسليم نسخة من المراسلة لشخص ثالث بدون علم و موافقة صاحبها .


ملاحظة


o ينبغي في حالة جواز إطلاع شخص ثالث على مضمون المراسلة الإشارة إلى ذلك أسفل المراسلة بعبارة :
– نسخة طبق الأصل موجهة إلى السيد..... قصد الإخبار- تحمل توقيع و أسم المرسل.
كما أن المرسل إليه ملزم باحترام هذه القاعدة إذا تمسك المرسل باحترامها ، بإشارته إلى ذلك بعبارة .
"سري" في مراسلة للمصلحة أو مراسلة شخصية.


بيان مصدر المراسلة وتحمل المسؤولية


o حسن سير العمل بالمصالح ، يتطلب أن تكون المراسلة معروفة المصدر ، وموقعة من قبل دوي الاختصاص، أو من لهم أو فوضت لهم هذه الصلاحية للقيام بذلك .

o فالإدارة مسؤولة عن أعمالها، والموقع على المراسلة مسؤول على مضمونها أمام رؤسائه الأعليين الذين يمكنهم توجيه الانتقادات إليه أو يثيرون انتباهه إلى الأخطاء المرتكبة من طرفه .

o وكثيرة هي المنشورات الصادرة في هذا الباب تنبه المسئولين إلى ضرورة التوقيع على الكتب و المراسلات بالاسم المفتوح مع ذكر الصفة اسفل التوقيع لتحديد المسؤوليات ، الإدارة لا تعترف بالمراسلات المجهولة المصدر.


احترام قواعد الإختصاص


لا يجوز للموظف من حيث المبدأ، إن يعهد باختصاصه للغير، إلا إذا وجد نص قانوني صريح يبيح ذلك ، لكن ترد على هذا المبدأ استثناءات فرغم أن الاختصاص في الأصل شخصي ، بحيث يتعين أن تمارسه السلطة المختصة قانونا ، إلا انه نظرا لتزايد أعباء الإدارة وكثرة الأشغال المنوطة بها، يستحيل على صاحب الاختصاص في بعض الحالات، أن يقوم بجميع المهام المنوطة به بنفسه ، لذا فإنه بإمكانه أن يفوض للغير بعض من اختصاصاته حتى يتمكن من التفرغ لمباشرة الصلاحيات ذات التأثير الحاسم في أدائه لمهامه ، وذلك منعا للتماطل وعرقلة العمل الإداري من اجل إنجاز المهام بالسرعة المطلوبة ، وقد حدد القانون هذا التفويض في نوعين:


تفويض السلطة


o وهو أن تعهد السلطة المفوضة إلى سلطة مفوض لها بجزء من اختصاصها ، و يتميز تفويض السلطة بالخصائص التالية :


خصائص تفويض السلطة


o تفويض السلطة يكون جزئيا .

o تفويض السلطة يكون مرتبطا بالوظيفة بغض النظر عن صاحبها

o لا يجوز لمن فوض السلطة أن يمارسالسلطات المفوضة لغيره طالما بقي التفويض قائما و لم يسحبه.

o لا يكون تفويض السلطة إلا من أعلى إلى أسفل.

o يحق لمن فوض السلطة أن يدخل عليها بعض التعديلات أو يسحبها.

o يجب أن يستمد تفويض السلطة من نص قانوني صريح كما أن قرار التفويض يجب أن ينشر قي الجريدة الرسمية.


تفويض التوقيع ،


o أسهل تسليما إذ يتم بقرار ، خلافا لما رأينا في تفويض السلطة ، و يتميز بالخصائص التالية :


خصائص تفويض التوقيع


o يجب أن ينطلق من قاعدة قانونية.

o لا يغير توزيع الاختصاص بحيث تضل السلطة المفوضة مسؤولة عن أعمالها المفوضة .

o لا يسمح للسلطة المفوض لها إلا بالتوقيع على القرارات المسندة إليها بحكم التفويض .

o يسند تفويض التوقيع أو الإمضاء للموظفين السامين .

o التفويض في هذه الحالة مستمد من شخص إلى شخص أخر ينتهي تلقائيا متى تغير أحد الشخصين



خصائص تفويض التوقيع تابع


o لا يكون التفويض شموليا فهناك قرارات لا يسمح فيها بالتفويض ”المراسيم و القرارات ” .

o يمكن أن ينشر التفويض لكن عمليا قد يحدث أن يكون شفويا .

وتجدر الإشارة أن نوضح بأنه عند التوقيع من طرف المفوض له يشار إلى ذلك بعبارة عن ........ و بتفويض منه ، ويمنع وضع الطابع المطاطي الخاص بصاحب الاختصاص الأصلي عند توقيع المفوض له.


أسلوب التحرير الإداري


o المراسلة الإدارية تخضع لقواعد خاصة ، مختلفة عن قواعد المراسلات العادية ، سواء من حيث تحريرها ، أو كيفية تقديمها يجب أن تتضمن كل ما هو مهم ، و تجنب ما لا فائدة فيه.

o المجاملة و الاحترام صفتان تمتاز بهما المراسلة الإدارية ، إلى جانب البساطة و الدقة و التجسيد و الوضوح و الإيجاز و الفاعلية و الحيطة والحذر.


البساطة



o توجه المراسلة الإدارية لمختلف الشرائح المكونة للمجتمع بما فيها الأميون و المثقفون والمتعلمون ، من اجله يتعين أن تكون محررة بأسلوب يفهمه الجميع، لا تجاوز في التعبير و لا غموض في الألفاظ.



الدقة


وتعني ضرورة التفصيل في كل ما هو محدد وواضح مثل

ü مرجع المراسلة

ü كتابة الرقم و التاريخ كاملا أي اسم اليوم و الشهر والسنة بالكامل ،

ü و تجنب اختصار الأسماء مثلا " المديرية الفرعية الإقليمية "

لا يجوز اختصارها أو كتابتها بهذا الشكل " م . ف . إق. "


الوضوح و الإيجاز و الفاعلية


أي كتابة المضمون أو المقصود بوضوح تام وبعبارات مفهومة و مبسطة وبنوع من الاختصار الذي لا يفقد المعنى المقصود من المراسلة.

o ويقصد بالفاعلية في موضوعنا هذا

اختيار طريقة أخرى بدلا عن المراسلة الإدارية إن كانت ستحقق الغاية المرجوة أي التواصل الجيد و بالسرعة المطلوبة .


الحيطة و الحدر


o المقصود بالحيطة و الحذر في مجال تحرير المراسلات الإدارية، أن نكون حذرين في كل ما نكتب وكل ما نقول ،مع استعمال عبارات شرطية عند الموافقة عل طلب ما ، كالموافقة لموظف على الانتقال يستحسن كتابة العبارة التالية :

o لا نرى مانعا من الموافقة على طلب المعني بالأمر شريطة إيجاد الخلف أو تعويضه بموظف من نفس كفاءته الخ......


المجاملة


o الموظف كما يعلم الجميع يمثل الدولة ، ولا ينبغي أن يغيب عن دهنه أن كل ما يصدر عنه من تصرفات فهي محسوبة عليه ، لهذا فهو ملزم بالتحلي باللياقة و الكياسة و حسن الخلق و الأدب، في التعامل كما في الكتابة ، وخصوصا في الكتابة ، من الواجب عليه استعمال:

o عبارات ملطفة ولائقة وتجنب العبارات الحادة.

o تجنب كل عبارة قد يفهم منها أو يتم تأويلها على أنها جارحة .


احترام التسلسل الإداري


o لخلق الانسجام والانضباط في العمل ، و توضيح العلاقة بين الرئيس والمرؤوس ، لابد من احترام التسلسل الإداري.

o فالرئيس يأمر، يعطي تعليمات ، يلزم ، يلاحظ ، يطلب ، يخبر الخ....

o والمرؤوس يطيع ، يمتثل ، ينفذ الأوامر و التعليمات ، يقترح على...، يلتمس من ... الخ......


الصيغ ة التعابير المستعملة في المراسلة الإدارية


o الدراية التامة بضوابط و خصوصيات المراسلة الإدارية ، و الإلمام بمنهجية إعدادها ، و قواعد تقديمها ، كلها أمور تساعد الموظف المحرر على الكتابة الإدارية و الالتزام بشكلياتها .

o الضوابط المشار إليها ، يتعين استحضارها أثناء التحرير، كما أن للمراسلات الإدارية ، تقنيات في طريقة تحريرها منها ما يتعلق بالشكل ، و منها ما يتعلق بالمضمون ، وهي إن كانت تختلف في مضامينها حسب الجهة الموجهة إليها، تخضع لقواعد الاحترام و المجاملة في الصيغ التعبيرية المستعملة .


تابع الصيغ و التعابير المستعملة في المراسلة الإدارية


o هذه الصيغ التعبيرية تستعملها الإدارة بصفة دائمة و مألوفة ، و في مواضع أي أماكن معروفة، و محددة في المراسلة الإدارية المكتوبة.

o والموظف ملزم بالإلمام بها و كتابتها حسب الحالات ، دون ابتكار لعبارات أخرى من عنده ، و إن كانت صياغة المراسلة تتطلب أفكارا من ذاته.

تابع الصيغ و التعابير المستعملة في المراسلة الإدارية


o وهذا ما سنحاول أن نتعرض إليه بشيء من التوضيح حسب الجهة الموجهة إليها المراسلة :

o هل إلى سلطة عليا .

o أم من سلطة عليا إلى موظف .

o أم مراسلة بين رؤساء من نفس الدرجة و الصفة .

o أم مراسلة من موظف إلى الإدارة .


الرسالة الموجهة الى سلطة اعلى


o غالبا ما يستعمل الموظف في الرسالة الموجهة منه إلى السلطة الرئاسية ، عبارات تدل على التقدير و الاحترام .

o ومضمون الرسالة و فحواها ، يختلف حسب رتبته في هرم السلطة و في موقع المسؤولية ، يظهر ذلك جليا في الصيغ التعبيرية المستعملة سواء في صيغ المقدمة أو الموضوع أو الخاتمة .

o فهو إما يطلب أو يلتمس أو يقترح أو يخبر الخ...... فالقاعدة تقتضي أن يكون المرؤوس مطيعا و الرئيس آمرا.


صيغ المقدمة


o من الصيغ التي تستهل بها المراسلات الإدارية نذكر ما يلي:

o يشرفني أن أخبركم ....يشرفني أن انهي إلى كريم علمكم.....يشرفني أن أوجه إليكم طيه ، رفقته ، صحبته...

o يشرفني أن اقترح عليكم...يشرفني أن أبعث إليكم...يشرفني أن أعرض عليكم.... يشرفني أن أرجع إليكم....يشرفني أن أطلب منكم....يشرفني أن ألتمس منكم....

o تنفيذا لتعليماتكم الواردة بالكتاب المشار إليه بالمرجع أعلاه يشرفني أن أخبركم ....

o تبعا لرسالتكم المشار إليها بالمرجع أعلاه و المتعلقة ب .... يشرفني أن .......الخ....


صيغ الموضوع أي العرض و المناقشة


o صيغ التحاور أو الكلام تأتي بعد صيغ المقدمة أعلاه ، فهي تشكل جمل فقرات مضمون الرسالة أو الكتاب منها :

o أضيف.....

o ولقد تبين....

o ضمانا لــ .....

o ومما لا شك فيه........

o أسجل......

o ورغبة في .......

o لا يسعني إلا......

o لا يخفى عليكم ......

o و اهتماما ب .......

o يبدو من الأفضل .....

o يبدو من الملائم .....

o وعيا مني ......

o أستسمج بأن ......



صيغ الخاتمة


o و سأوافيكم بالناتج فور الإنجاز .......

o و سأوافيكم بالمعلومات الوافية حول ........

o و سأوافيكم بنسخة من ......... فور............توصلي به ، أو إنجازه .

o لهذه الأسباب اقترح على سيادتكم .......

o أتمنى أن يحظى طلبي هذا بعنايتكم و السلام .

o وتقبلوا فائق عبارات التقدير و الاحترام والسلام .

o وتقبلوا أسمى عبارات التقدير و الاحترام و السلام .



الرسالة بين رؤساء المصالح

o رغم أن التسلسل الإداري للسلطة منعدم في هذه الحالة ، لكن لربط علاقة طيبة بين مصلحتين، داخل نفس الإدارة أو الدائرة القضائية ، يتطلب الأمر استعمال نفس الصيغ المشار إليها أعلاه ، سواء في ما يخص مقدمة الموضوع أو في صلبه أو في خاتمته.


صيغ المقدمة


o جوابا عن كتابكم عدد .......... و تاريخ ............ يشرفني

o علاقة بالموضوع المشار إليه بالموضوع أعلاه يشرفني ...

o يشرفني أن أخبركم و أحيطكم علما ......

o يشرفني أن أوجه الكم ، آو ابعث إليكم .....

o يشرفني أن أذكركم بمراسلتي المؤمإ إليها بالمرجع أعلاه و المتعلقة ب ...

o يشرفني أن انهي إلى علمكم ......

o جوابا عن رسالتكمأو كتابكم ........

o بناء على مكالمتكم الهاتفية...........


صيغ الموضوع أي العرض و المناقشة


o أسجل ......

o لا يسعني إلا .......

o في هذا الصدد ....

o ألاحظ........

o لا يخفى عليكم حسب رأيي ....

o أرى من.....

o وعيا مني ......

o يبدو من الأفضل و الملائم ...حسب فهمي .......

o أضيف.......

o و رغبة في .....

o في بداية الأمر ......

o في نهاية الأمر ....

o مما لا شك فيه........

o ومن ناحية أخرى.......

o استنادا إلى .....

o في الواقع .......

o بالخصوص ........

o غير خاف عليكم ما توليه الوزارة من عناية و اهتمام .........

o إصدار تعليماتكم أو إعطاء تعليماتكم إلى.....

o اعتبارا لما سلف ذكره......

o و هكذا يتضح من خلال مقتضيات النصوص المسطرة أعلاه.......

o و يجب التأكيد في هذا الصدد انه .......



صيغ الخاتمة


o لا يفوتني بهذه المناسبة أن أذكركم .......

o غير خاف عنكم .......

o حتى أتتمكن من .....

o و عليه فالمرجو منكم موافاتي ......

o وعليه اطلب منكم تذكير السادة......

o إعطاء تعليماتكم للجهة المختصة لـ...

o التفضل بموافاة هذه المصلحة ب ...

o ومع كامل التقدير و الاحترام و السلام.


الرسالة الموجهة من موظف إلى سلطة عليا


o القاعدة في هذا النوع من المراسلات الإدارية أن علاقة الرئيس بالمرؤوس تكون واضحة من خلال الصيغ و التعابير المستعملة بها.

o ففي الغالب الرئيس يأمر و المرؤوس يطيع و ينفذ .

o فهي تتضمن تعليمات و توجيهات و أوامر.


صيغ المقدمة


o يشرفني أن أحيطكم علما......

o يشرفني أن الفت انتباهكم ......

o يشرفني أن أبلغكم ........

o يشرفني أن أنبهكم ...................

o يشرفني أن ابعث إليكم ..............................................

o جوابا على رسالتكم المؤرخة ب....................................

o بلغ إلى علمي ...

o أثار انتباهي ....

o أخبرت من طرف ........

o إطلعت على طلبكم............................................. ........


صيغ الموضوع أي العرض و المناقشة


o أسجل....

o ألاحظ....

o أدون....

o أضيف....

o أؤكد.......

o أوضح..................

o في هذا الصدد من المفيد أو الأفيد..............................................

o أنبهكم ......

o أذكركم ..........

o أثير، أو الفت انتباهكم ............

o اطلب منكم تذكير السادة الموظفين التابعين لدائرة نفوذكم من جديد ، بالتعليمات المشار إليها وحثهم على الالتزام بها.

o اطلب منكم الحرص اشد ما يكونالحرصعلى.......

o و نظرا للطابع الاستعجالي الذي يطبع......

o اطلب منكم إصدار تعليماتكم لمصالحكم قصد اتخاذ الإجراءات اللازمة في هذا الشأن .

o أظن من الأنسب..........


صيغ الخاتمة


o و تبعا لذلك فانتم مدعوون لتطبيق المقتضيات المشار إليها.

o اطلب منكم موافاتي ببيان مفصل حول تنفيذ مضمون أو فحوى هذا................

o و أخيرا أهيب بالسادة ......

o لذي أهيب بكم العمل على ...

o لدى فالمرجو منكم إبلاغ فحوى ... إلى كافة .. العاملين بدائرة نفوذكم و السهر على أو القيام ب.....

o و عليه فالمرجو منكم العمل على.....

o و بناء على ما ذكر فإني أهيب بكم أن تسهروا على ....هذا .

o و إني على يقين من أنكم .......

o و بناء على ما تقدم ، الرجاء منكم السهر على تنفيذ فحوى او محتوى ....... و ضمان نشر موسع لها لدى مصالحكم .

o اطلب منكم إبلاغ السادة........

o أطلب منكم موافاتي بما يفيد توصلكم ب......

o اطلب منكم استدعاء للمعنى بالأمر إلى مكتبكم ......

o و إني اعلق أمالا كبيرة بان تمر هذه العملية التي لا يخفى عليكم مدى أهميتها ..


أنواع المراسلات الإدارية وكيفية تقديمها


o المراسلات الإدارية بين المصالح .

o المراسلات الإدارية ذات الصبغة الشخصية .

o أوراق الإرسال و الإرساليات .

o المذكرات .

o المحاضر .

o التقارير .

المراسلات الإدارية بين المصالح


o تقديم المراسلة

o يمكن تقسيم الرسالة إلى أربعة أجزاء :

o الرأسية أو المصدر

o صيغ التعرف على نوعية المراسلة

o موضوع المراسلة

o التوقيع


راس المراسلة أو المصدر


أ - الإدارة المعنية

اسم الإدارة المعنية المصدرة للرسالة يوجد في أعلى يمين المراسلة، و تتضمن البيانات التالية :بعد التسمية الرسمية للمملكة :

o الوزارة المعنية

o المديرية المعنية

o القسم أو المصلحة المحررة بها المراسلة

o العنوان يكتب قبل التاريخ أعلى يسار المراسلة في نفس السطر قبالة التسمية الرسمية للمملكة ( يستحسن أن لا يكتب التاريخ أثناء التحرير و ترك هذه المهمة لمكتب الضبط لوضعه عند التوقيع على المراسلة

مثال



o المملكة المغربية الرباط في..............

o وزارة العدل

o مديرية الموارد البشرية

o قسم كتابات الضبط و الموظفين الإداريين و التقنيين

o مصلحة تدبير موظفي كتابات الضبط الرباط

مثال

o المملكة المغربية الرباط في .............

o وزارة العدل

o مديرية الشؤون الجنائية و العفو

o قسم العفو و الإفراج المقيد

o مصلحة العفو

o أو مصلحة الإفراج المقيد


ملاحظة


o بالنسبة للدوائر القضائية ( محاكم الاستئناف و المحاكم الابتدائية ) في المراسلات الخاصة بها تتبع نفس الطريقة بالنسبة للعنوان أي يكتب دائما أعلى يمين المراسلة (الورقة)

مثال

o المملكة المغربية الدار البيضاء في...........

o وزارة العدل

o محكمة الاستئناف ب....................

o النيابة العامة

مثال

o المملكة المغربية الدار البيضاء في.............

o وزارة العدل

o محكمة الاستئناف ب....................

o المحكمة الابتدائية ب...................

o النيابة العامة


رقم التسجيل

o يوضع أسفل العنوان و قد يتكون من الرقم المسجلة به المراسلة في مكتب الضبط ، يضاف إليه رمز من الرموز المستعملة داخل القسم أو المصلحة وقد يكون الرمز رقما أو حرفا ، لتمييزها و الاهتداء إلى السجل المسجلة به ، حسب نوعية المراسلة،

o هل هي عامة ، ( س ع )

o مراسلة خاصة ، ( ن ع )

o عادية أم سرية. ( س)

رقم التسجيل تابع

o ونذكر بأنه يتعين أن تكتب السنة كاملة بالأرقام، ومن الأمثلة على ذلك.

o 1 س ع 2000 – 1 ن ع 2000 – 1 وع 2000 – 1 س 2000

o إن كان الرمز رقما يفرضه برنامج الحاسوب كما هو الحال بالنسبة لملفات القضايا الرائجة نكتب كالتالي :

o 1/7/2000 – 1/8/2000 – 1/5/2000- 1/6/2000 .



المكان و التاريخ


o يشار إليه أعلى الورقة يسارا المراسلة ، و التاريخ الوارد بها هو تاريخ توقيعها ، ويستحسن أن لا يكتب التاريخ على المراسلة ، إلا بعد توقيعها من طرف الجهة المختصة، و يتكلف مكتب الضبط بمسألة وضعه عليها .

صفة المرسل و المرسل اليه

o توضع مباشرة تحث التاريخ في نفس الخط العمودي أعلى الورقة يسارا و يرتبطان بحرف ( إلى )

o صفة المرسل إليه إذا لم يكن رئيسا مباشرا للمرسل لابد أن تمر الرسالة تحث الإشراف أي التسلسل الإداري ، للتأشير و الإطلاع وإن اقتضى الحال إعطاء نظريتهم أثناء مرورها ، وذلك إما بوضع عبارة تحث إشراف السلم الإداري أو ذكر صفتهم بالترتيب التسلسلي كاملة.

o صفة المرسل لا ينبغي أن تكون مسبوقة بلفظة السيد ، أو السيدة لكن صفة المرسل إليه تكون دائما مسبوقة بها.


صفة المرسل و المرسل إليه تابغ


o مثلا: بالنسبة لرسالة تحث الإشراف

o من وكيل الملك لدى المحكمة الابتدائية ب :.........

o إلى

o السيد وزير العدل

o مديرية الشؤون القضائية
o تحث إشراف السيد الوكيل العام للملك

o لدى محكمة الاستئناف ب...................................

بالنسبة لرسالة إلى رئيس مباشر

من وكيل الملك لدى المحكمة الابتدائية ب :.........

إلى

السيد الوكيل العام للملك

لدى محكمة الاستئناف ب………………

إلى

السيد الرئيس الأول لمحكمة الاستئناف

بالنسبة لرسالة موجهة من طرف موظف

من فلان رقم التأجير .............

كاتب الضبط بالنيابة العامة

لدى المحكمة الابتدائية ب: ..........

إلى

السيد وزير العدل

مديرية الموارد البشرية

قسم موظفي كتابات الضبط و الموظفين الإداريين و التقنيين

مصلحة تدبير موظفي كتابات الضبط الرباط

تحث إشراف السيد وكيل الملك لدى ..........

تحث إشراف السيد الوكيل العام للملك لدى.............

بالنسبة لرسالة موجهة من طرف موظف تابع

o ويمكن كما سبق الذكر تعويض الإشراف بالصفة الكاملة بعبارة تحث إشراف السلم الإداري.

o هناك خصوصية تمتاز بها الدوائر القضائية في المغرب تتمثل في ازدواجية السلطة

o رئيس المحكمة و وكيل الملك

o الرئيس الأول للمحكمة و الوكيل العام للملك

o في باقي الإدارات تكون السلطة واحدة أي لا يوجد سوى مصدر واحد أو مرسل و مرسل إليه واحد في ما يخص المراسلات الإدارية.

مثلا

من وزير(ة)

من والي

من مدير

من عامل

إلى

السيد و زير

السيد والي

السيد مدير

السيد عامل

ملاحظة

o إذا كان السادة رؤساء الدوائر القضائية يمارسون المهام المسندة إليهم باعتبارهم رؤساء إداريين فكل واحد منهم يمارس بصفة مستقلة المهام القضائية الموكلة إليه باعتباره قاض أو وكيل الملك .

o صفة المرسل و المرسل إليه عندما يتصرفون بصفتهم الشخصية تتم على الشكل التالي:

من رئيس المحكمة الابتدائية ب ...........

إلى

السيد الرئيس الأول لمحكمة الاستئناف ب ......

أو

من الرئيس الأول لمحكمة الاستئناف ب ......

إلى

السيد الرئيس الأول لمحكمة الاستئناف ب ......



أو

من وكيل الملك لدى المحكمة الابتدائية ب........

إلى

السيد الوكيل العام للملك لدى محكمة الاستئناف ب........

أو

من الوكيل العام للملك لدى محكمة الاستئناف ب........

إلى

السيد وكيل الملك لدى المحكمة الابتدائية ب........

إخبار الموظف بأمر يهمه

o قد يحدث أن تكون الإدارة مجبرة على إخبار الموظف بمقرر يهمه، خصوصا المتعلق بتغيير في وضعيته الإدارية، مثلا تدرج في رتبة معينة، ترقية الخ.....

o وهنا لا يقتضي أن تكاتبه بصفة شخصية و مباشرة،، بل تلجا إلى إخباره عن طريق رئيسه المباشر، عملا بقاعدة التسلسل الإداري.

o تتوجه الوزارة بكتابها إلى السيد الرئيس الأول لمحكمة الاستئناف أو الوكيل العام للملك حسب الحالة ،هذا الأخير يتوجه بالكتاب إلى رؤساء المحاكم ، أو وكلاء الملك لديها ،اللذين يتعين عليهم إخبار الموظف بمضمون أو محتوى المراسلة أو الكتاب، و تبليغه قرار الإدارة ، وفي جميع الحالات تطلب منهم الإخبار بتوصل المعني بالأمر بالقرار.

صيغ التعرف على المراسلة

هذه الصيغ تمكن المرسل إليه بنظرة خاطفة من معرفة موضوع القضية ، كما أنها تسهل عملية فرز المراسلات الواردة على القسم أو المصلحة أو حفظها في المكان المخصص لها عند إنجاز المهمة المطلوبة ( الملف الإداري أو السري أو المحفوظات الخاصة بالمراسلات ) ، وتمكن كذلك من ربح الوقت عند البحث عنها بناء على طلب أو لحاجة ما.

o صيغ الاهتداء هذه تتضمن الموضوع بإيجاز و المرجع وكذا المرفقات ، و مكانها يوجد أسفل المرسل و المرسل إليه يمينا أو بينها وبين جسم المراسلة أي موضوعها ، يمينا في نفس الخط الذي يبتدئ منه كتابة العنوان أو ما يسمى الترويسة.

أ - الموضوغ

جميع الإدارات تشير إلى موضوع الرسالة بوضوح ودقة و إيجاز وكل رسالة أو مراسلة إدارية لا تعالج إلا موضوعا واحدا أو موضوعات مرتبطة بالموضوع الرئيسي، مما يسهل عملية الاهتداء هذه أو التعرف على نوعيتها.

o مثــــــــــــــلا : حول متابعة قضائية ضد................

o حول طلب انتقال السيد.................

o حول حادثة سير كان ضحيتها..........

o حول مآل ملف قضية....................

ب - المرجع

o المراسلة الإدارية يمكن أن تكون مبنية على مكالمة هاتفية أو زيارة أو اجتماع أو بصفة عامة بناء على مراسلة سابقة واردة من الإدارة المركزية أو صادرة من المصلحة أو موجهة من موظف إلى أعلى.

o كما يمكن أن يكون أساسها قرار إداري، أو قانوني أو مقتضيات و نصوص قانونية أو تنظيمية، أو بناء على تعليمات و مناشير.

o التي يشار إليها في المرجع بالتراتيبية حسب قوتها

o القانون فالظهير و المرسوم الخ......المرسل يشير دائما تحث الموضوع إلى المرجع الذي استند إليه أو المحال عليه.

مثلا

المرجع: رسالتي المؤرخة ب :...........عدد............

المرجع: رسالتكم أو كتابكم عدد:.........وتاريخ.........

المرجع: مذكرتكم عدد:............. وتاريخ:..............

د- المرفقات

o عبارة المرفقات يمكن أن تكتب تحث المرجع أو قبالة التوقيع على اليمين في نفس الخط ، عدد الوثائق المرفقة يشار إليها بدقة ومن المستحسن أن تكتب أسفل المراسلة لإثارة انتباه المرسل إليه أكثر، أو العاملين بمكتب الضبط ، من اجل إعطائها الاهتمام اللازم اثناء التسليم و التأكد من كونها أرفقت فعلا بالكتاب.

مثلا

المرفقات : ملفين عدد

o بالنسبة للمراسلات المحررة باللغة الفرنسية يستحسن كتابة الموضوع و المرجع بنفس عدد الحروف وعبارة المرفقات باختصار في حرفينp.jأسفلهما مباشرة.

مثــلا : OBJET: nomination

o REFER: votre dépêche n :……

o P.J : un dossie r

o الكتابة تكون في نفس الخط عموديا مع تسمية المملكة المغربية و الوزارة المعنية و القسم أو المصلحة المصدرة للمراسلة.


موضوغ الرسالة أو العرض

o الفقرات و السطور يتم رقنها بنفس الخط مع احترام نفس المسافة الفاصلة بينها.

o أول سطر في الموضوع الذي تبتدئ به الفقرة الأولى يكتب بترك مسافة بادئة أسفل المرجع في نفس الخط العمودي الافتراضي بفاصل يساوي على الأقل ثلاث مرات الفاصل المتروك بين الفقرات تكتب في هذا الفراغ عبارة " سلام تام بوجود مولانا الإمام"إما يمين الورقة في نفس النقطة التي يبتدئ منها كتابة الموضوع و المرجع أو وسط المراسلة " توسيط "


موضوغ الرسالة أو العرض تابع


o لابد من احترام المسافة البادئة عند بداية كل فقرة و احترام مسافة الهامش على اليمين و اليسار حتى نهاية موضوع المراسلة مع احترام بطبيعة الحال الفاصل بين الفقرات الذي يمكن أن يكون أكثر شيئا ما من الفاصل بين السطور إذا كان الموضوع يتطلب أكثر من فقرة في تحريره.

o بالرجوع إلى السطر نتبع نفس الطريقة أي الرجوع إلى الهامش الأيمن المذكور، تم مسافة بادئة لفقرة أخرى و هكذا حتى نهاية الكتاب أو الرسالة.



نموذح موضوع المراسلة



بداية أول سطر في الفقرة…………………………………………………

……………………………………………………………………………....

.................................................. .................................................. ................................................

………………………………………………………………………………

بداية أول سطر في الفقرة الثانية………………………………………………

السطر الثاني………………………………………………………………...........

السطر الثالث............................................ .................................................. .................................

وهكذا إلى نهاية موضوع المراسلة أو الرسالة.


ملاحظة


o وموضوع الرسالة يتضمن كل ما يراد تبليغه، يكفي لوحده ليكون المرسل إليه على بينة من المقصود به، دونما حاجة للرجوع إلى ملف القضية.

o الفقرة الأولى تذكر بإيجاز أو تشير إلى موضوع القضية .

o السطور الموالية تحليلية لهذا الموضوع أي ما تم اتخاذه أو ما ينبغي اتخاذه بشأنها بنوع من الترتيب التسلسلي للوقائع حسب نوعية القضية المعنية.

الخاتمة

o تخضع لنفس القواعد، الوضوح و الدقة والمستنتجات، و تتضمن دائما إما اقتراح، أو أمر حسب مصدر الرسالة هل هي سلطة عليا أو دنيا.

o لا تستعمل في المراسلة أية صياغة تخرج عن الصياغات المألوفة المستعملة في المراسلات الإدارية و المتعارف عليها و التي سنشير لبعض منها لاحقا.

التوقيع أو الإمضاء

توقيع المسؤول.

o التوقيع يوضع دائما على أصل المراسلة، و إذا تمت الإشارة في المراسلة نفسها إلى ضرورة إخبار جهة أخرى بنسخة يوضع التوقيع على النسخة أيضا.

o ويتعين أن يكون التوقيع مفتوحا، لا يتم التوقيع على النسخ لكن يوضع عليها طابع المحكمة, ومعنى التوقيع المفتوح أن يكون متبوعا باسم و صفة صاحبه أي موقع المراسلة ويتم رقن الاسم و الصفة الواحدة فوق الأخرى مع ترك مسافة كافية للتوقيع.

تابع توقيع المسؤول

o هذه البيانات يتم رقنها يسار المراسلة تحت عبارات المجاملة مباشرة أي تحث آخر فقرة من المراسلة، وفي حالة توقيع المراسلة من طرف مسؤولين، يوقع أحدهمايمينا و الأخر يسارا

o مثــــــــلا:

وكيل الملك رئيس المحكمة

أو الوكيل العام للملك أو الرئيس الأول


توقيع المفوض له


o قد يتعذر توقيع الرسالة من طرف المسؤول لسبب من الأسباب ، أو أن يكون التوقيع على بعض الرسائل مفوض للغير(موظف سامي) طبقا للقانون .

o في هذه الحالة توقع الرسالة من طرف المفوض له مع الإشارة بعبارة تفيد أنها واردة من الجهة المختصة ، وموقعة من طرف موظف سام ، مفوض له ذلك والتوقيع بالتفويض يعبر عنه بالإدارة بعبارة تفيد نفس الغاية و إن كانت مختلفة.

o عن السلطة المفوضة و بتفويض منها

o عن السلطة المفوضة وبأمر منها

o عن السلطة المفوضة وبإذن منها

o عن السلطة المفوضة وبالنيابة عنها


تابع توقيع المفوض له


o وقد سبقت الإشارة إلى أن التفويض يمكن أن يتم بإذن أو بأمر وعلى العموم فتفويض الإمضاء أو التوقيع ليس تفويضا للسلطة.

o وقد يكون التوقيع بالنيابة عندما يمارس نائب الرئيس مهام هذا الأخير لشغور المنصب و في انتظار تعيين رئيس جديد.

o هنا يتم بفتح الاسم و الصفة مع الإشارة إلى النيابة عن صفة المسوؤل.

o وتفويض التوقيع كما سبق الذكر يعتبر أسلوبا قانونيا و عمليا لإنجاز المهام المناطة بالإدارة ،في الوقت الذي أصبحت فيه الحاجة إلى السرعة في أداء الخدمات الملحة للقضاء على البطء و حل المسائل الإدارية في الوقت المناسب.





شارك
مشاركة في فيسبوك مشاركة في تويترمشاركة في قوقل بلص


من مواضيعي : طلال الحربي
رد مع اقتباس
  رقم المشاركة : [ 2 ]
قديم 09-26-2010, 12:13 AM
Banned عضو موقوف
 

طلال الحربي will become famous soon enough
افتراضي

نمــــوذج عـــــــام

الرأسية أو التسمية الرسمية للمملكة العــنـوان و التــاريخ
صفـــــة المـــــــرسل
( مسبوقة ب " من " )
إلــــى
صفــة المـرسل إليــه
( مسبوقة ب " السيد" )



الموضوع:

المرجـــع: " التعرف على الموضوع "
المرفقــات: ( أو بعد التوقيع )


سلام تام بوجود مولانا الإمام "يمكن التوسيط"


المقدمة
العرض
الخاتمة
عبارات الاحترام والتقدير




التوقيع : " إن كانا اثنين " التوقيع : " إن كان واحدا"









مراسلة شخصية من موظف إلى سلطة إدارية


o من حق الموظف بالإدارة العمومية أن يكاتب في حدود المسموح له قانونا الإدارة في جميع مستوياتها داخل هرم السلطة بل إلى أعلى سلطة هذا الهرم .

o ونحنلسنا في هذا المقام بصدد تقديم كل أنواع هذه الرسائل لأننا لا نملك معطيات تحريرها و لأن موضوعاتها كثيرة و متنوعة .

o لكن قد يحدث أن يراسل موظف داخل الإدارة بصفة شخصية السلطة الرئاسية التي يباشر مهامه تحث إشرافها .



موضوع هذا النوع من الرسائل

o يتعلق بالرسائل ذات الطابع الشخصي .منها ما يتعلق مثلا

o بوضعيته الإدارية، هنا يكاتب الإدارة المشغلة أي السلطة التي تملك سلطة القرار.

o ليس من اللياقة و حسن الآداب في هذه الحالة أن يكاتب الموظف السلطة العليا مباشرة الوزير مثلا

o على الموظف أن يعلم بان كل رسالة تتطلب جوابا ، و لهذا من غيراللائق او المعقول فرض هذه المسألة على شخصية عليا .

o لهذا السبب يتعين عليه أن يكاتب هذه السلطة العليا، تحث إشراف التسلسل الإداري أي تحث إشراف رئيسه المباشر ثم الرئيس الأعلى فالرئيس الأعلى منه إلى قمة الهرم


تقديم الرسالة


o استعمال الورقة من الحجم و اللون المتعارف عليه داخل الإدارة

o ذكر عنوان الإدارة التي يشتغل بها و تاريخ تحرير المراسلة أعلى يسار الورقة.

o كتابة الاسم العائلي و الشخصي( دون ان يسبقهما بكلمة السيد ) و الصفة و رقم التأجير و المصلحة التي يشتغل بها ، اسفل لمكان وتاريخ تحرير الرسالة في نفس الخط العمودي .

o ربط هذه البيانات بحرف ( إلــــــى )

o كتابة صفة المرسل إليه وهي غالبا سلطة عليا ( دون ذكر اسمه الشخصي ) مسبوقة بلفظة السيد تحث هذه البيانات مباشرة في نفس الخط العمودي . ويمكن توسيطها.

o الإشارة إلى الإرسال تحث الإشراف إما بذكر صفة السلطة المشرفة أو اختصارها بعبارة ( تحث إشراف السلم الإداري )



مثلا

من فلان......... رقم التأجير...........

كاتب ضبط بالنيابة العامة

لدى المحكمة الابتدائية بالدار البيضاء

إلى

السيد وزير العدل

مديرية الموارد البشرية

قسم موظفي كتابات الضبط

والموظفين الإداريين و التقنيين الرباط

تحث إشراف السيد......

تحث إشراف السيد....

أو فقط تحث إشراف السلم الإداري



أوراق الإرسال

o الإدارة تستعمل عادة ورقة إرسال أو إرسالية ( يوجه ) من اجل

o تداول الوثائق و المحاضر و الملفات بين المصالح سواء الداخلية أو الخارجية داخل نفس الإدارة .

o معالجة ملفات القضايا المتضمنة لعدد كبير من الوثائق، يتم جردها بالخانة المعدة لتلخيص مضمون المراسلة وبيان نوعها، ويكون الغرض منها توجيه الملف للاختصاص أي في الحالة التي لا تحتاج فيها العملية لجواب مكتوب من طرف المرسل إليه في شكل مراسلة .

o يمكن استعمالها لتوجيه وثائق خاصة تهم موظف معين إلى الإدارة المشغلة.



تقديم ورقة الإرسال


يمكن أيضا أن تكون ورقة الإرسال عبارة عن ملف تتضمن وثائق ينوي المرسل توجيهها للمرسل إليه أو إحالتها عليه لغاية معينة.






محتويات ورقة الإرسال


ورقة الإرسال كباقي الوثائق الإدارية أو المراسلات الإدارية تتضمن عنوان المرسل أي مصدرها أو المصلحة الواردة منها ، رقم التسجيل ، تاريخ الإرسال مكان التحرير صفة المرسل و صفة المرسل إليه ، والتوقيع.




موضوع ورقة الإرسال





يذكر فيه سبب الإرسال والمضمون موزع على ثلاثة أعمدة.



العمود الأيمن مخصص لجرد الوثائق المرفقة ، ونوعها مثلا :



طيه وثائق الملف ..... تجدون طيه أو رفقته ملف عدد .....بجميع مرفقاته......( ثم نذكر المرفقات الواحدة تلو الأخرى )



العمود الثاني مخصص لتضمين عدد الوثائق المرفقة بالملف، مثلا: ملف أو ملفين (1) (2)



 العمود الثالث مخصص للملاحظات يذكر فيه سبب التوجيه مثلا : للاختصاص أو عرضه على ...أو المتعلق ب .... أو قصد الإخبار ... أو لكل غاية ترونها مفيدة . ( لا نقول نحيلها أو نعرضها عليكم ) لا ننسى عبارات المجاملة.



الإرسالية /يوجه/


بالنسبة للمحاضر داخل الدائرة القضائية سواء تعلق الأمر بالاختصاص أو إجراء البحث أو تعميقه أو الاستماع لأحد الأطراف حول موضوع النزاع ، تستعمل عادة إرسالية


قديم الإرسالية





هذه الأخيرة تخضع لنفس القواعد المشار إليها من حيث ملئها بالبيانات الضرورية دون إغفال لبعضها لما يسببه ذلك من صعوبة البحث عن مآلها و عرقلة لحسن سير الأشغال بالمصالح وتستعمل في تحريرها عبارات الاحترام



و تجدر الإشارة إلى أن أوراق الإرسال و الإرساليات نماذج رسمية مطبوعة من طرف الوزارة يتعين عند نقلها بالحاسوب استعمال نفس المقاس و الإشارة إلى النموذج.



المحضر





هناك نوعين من المحاضر داخل الإدارة




محاضر الاجتماعات



هذه المحاضر لها مميزات خاصة تختلف عن محاضر الضابطة القضائية و محاضر الجلسات التي لها تقنيات خاصة بها .



وقد أطلق عليها هذا الاسم لكونها توثق لما راج في اجتماع معين من عرض.




o هناك نوعين من المحاضر داخل الإدارة

o محاضر الاجتماعات

o هذه المحاضر لها مميزات خاصة تختلف عن محاضر الضابطة القضائية و محاضر الجلسات التي لها تقنيات خاصة بها .

o وقد أطلق عليها هذا الاسم لكونها توثق لما راج في اجتماع معين من عرض.


الترتيبات المتخذة قبل الإجتماع

o الاستدعاءات .

o و تحضير جدول للأعمال .

هناك بعض الأعمال الإدارية التي تحتاج إلى عقد اجتماعات و ندوات و لقاءات منها على سبيل المثال - مستجدات قانونية ، توحيد العمل بالمحاكم ، تطبيق مقتضيات مسطريه ، التنفيذ الزجري كمثال الخ.... من اجل تنسيق الجهود و تدليل الصعوبات التي تعترض سير العمل ، و البحث عن الحلول للمشاكل و تحمل المسؤوليات .


استدعاء المشاركين

o يمكن أن يكون بنموذج استدعاء أو محل مراسلة إدارية .

o تستدعي الإدارة للاجتماع كل الأشخاص الذين ترى ضرورة حضورهم إليه ، وحتى يكون المستدعون على بينة من الأمر يتعين احترام شروط معينة في تحرير الاستدعاء.


شروط الإستدعاء

o الإشارة إلى موضوع الاجتماع ومكانه وتاريخه و توقيته و السلطة سترأسه .

o لابد أن يحتوي الاستدعاء على جدول للأعمال أي قائمة المواضيع التي ستعالج في الاجتماع ، باستثناء الاستدعاء الشخصية التي تهم الموظف يشار في موضوعها بعبارة لأمر يهمه.

o الحرص على وصول الاستدعاءات للمدعوين في الآجال المناسبة ، ثلاثة أيام على الأقل قبل تاريخ انعقاده .



محتوى الإستدعاء

o الاستدعاء وثيقة داخلية نموذج رسمي

o يتضمن تسمية المملكة وبيان المصلحة

o تاريخ و صدر الإرسال

o صفة المرسل و المرسل إليه

o العنوان ( استدعاء )

o نص الاستدعاء يتضمن جدول الأعمال مصاغ بطريقة واضحة و دقيقة و موجزة



تدبير تنظيم الإجتماع

o اختيار المكان و القاعة المناسبة

o إعدادها بشكل يسمح بالتواصل الجيد

o توفير أدوات التواصل حسب أهمية الاجتماع و جدول الأعمال من أجهزة الصوت و سبورة وأوراق و ملفات و أفلام

o التذكير بالنقط المدرجة بجدول الأعمال

o الحضور إلى مكان الاجتماع بنصف ساعة على الأقل قبل الموعد المحدد للحضور وإرشادهم إلى أماكنهم وفقا لأحكام التدرج الإداري.

o وضع لائحة للحضور رهن إشارة المدعوين و تحريرها داخل قاعة الاجتماع إذا كان العدد قليلا.

o تعيين موظف أو اثنين لتدوين و تغطية وقائع الاجتماع ليتمكنوا من تحرير محضر.



محتوى محضر الإجتماع

o الإشكاليات التي تمت دراستها.

o عرض وجهات نظر المتدخلين والحلول المقترحة.

o ضرورة احترام المدة التي تم تحديدها من طرف رئيس الاجتماع من اجل التغلب على المشاكل المطروحة.

o والمحضر من هذا النوع لا ينقل كل ما راج بالاجتماع كلمة كلمة لكن يتضمن أهم النقاط المثارة و الحلول المقترحة.

o لا يخضع المحضر لشكليات معينة لكن يتعين أن يكون واضحا ودقيقا، وعنوانه يعبر عن موضوعه .



كيفية تحرير محضر الإجتماع

o المقدمة أو التوطئة يشار فيها إلى:

o تاريخ ومكان الاجتماع و الساعة و أسماء و صفات الحاضرين وموضوعه و من يرأسه.

o الأشخاص المدعوين الذين تخلفوا أو اعتذروا عن الحضور .وفي حالة عدم معرفة بعض الأسماء يستحسن توزيع قائمة بأسماء و صفات الحاضرين لتدوين هذه البيانات بها.

o إذا كان الاجتماع يتوقف على تحقق النصاب القانوني يشار في المحضر إلى اكتماله.



تابع

o المداخلات و المناقشات ( الموضوع )

o ينبغي أن تكون موجزة ودقيقة ولا يذكر في المحضر إلا التدخلات ذات الأهمية أو المهمة .

o إذا كانت المناقشات متضاربة أو مبهمة خول نقطة معينة يمكن استعمال عبارة : خلال المناقشة العامة حول النقطة ....... تم تأجيل اتخاذ قرار بشأنها إلى اجتماع لاحق. أو تبادل وجهات النظر بين فلان و فلان حول النقطة ....... إذا تم اتخاذ قرار في الاجتماع يشار إلى ذلك في المحضر وكذلك الإجراءات الواجب إتباعها من اجل ذلك .

o الخاتمة

o تستعمل العبارة الخاتمة التالية :

o بعد دراسة مختلف النقط الواردة بجدول الأعمال ونهاية الوقت المخصص للاجتماع رفعت الجلسة على الساعة.........

o التوقيع

o يوقع المحضر من طرف رئيس الاجتماع و الكاتب وفي بعض الاجتماعات المصغرة يوقع الحاضرون جميعهم.



محضر معاينة أو إثبات حالة

o هو وثيقة منجزة تلقائيا أو بناء على تعليمات المسئول القضائي من اجل سرد وقائع أو تدوين حالة معينة مثلا : حادثة داخل المصلحة .

o و هذه الوثيقة تمكن من إخبار مسئول أعلى أو الاحتفاظ بها كدليل كتابي لكل غاية مفيدة .



محتوى محضر المعاينة

يتعين أن يحرر بدقة متناهية:

o دقة التاريخ .

o الساعة و المكان.

o الظروف و الملابسات .

o إذا اقتضى الأمر الاسم و العنوان والصفة.

o الشهود الذين عاينوا الواقعة أو سمعوا بها .



المذكرات

o المذكرات مميزات عامة

o داخل نفس المصلحة يتم التواصل بين الموظفين ، بواسطة مذكرات عوض الرسائل .

o هذا النوع من التواصل يمكن استعماله من اجل طرح أسئلة للرئيس و التماس تعليماته ، أو إرفاقها بوثيقة تخضع لتوقيعه .

o إلا أننا عمليا لا نستعمل هذا النوع من المذكرات إذ يتم ه\ا التواصل شفاهيا .



قواعد تقديم المذكرة

o وتخضع المذكرة لنفس قواعد التقديم التي تخضع لها المراسلة والمتمثلة في:

o العنوان أعلى يمين الورقة

o رقم التسجيل تحث العنوان في نفس الخط العمودي

o المكان و التاريخ أعلى يسار الورقة

o تكتب عبارة مذكرة وسط الورقة إما لفائدة مسؤول وهنا نذكر صفته ، او لفائدة موظف فيكتب مذكرة لفائدة السيد............

o الموضوع والمرجع والمرفقات تكتب تحث العبارة المشار إليها في نفس المكان المكتوب فيه رقم التسجيل و يستحسن أن تكون في نفس الخط عموديا .

o عبارة سلام تام بوجود مولانا الإمام يمكن توسيطها

o مضمون المذكرة يكتب يمينا بمسافة بادئة عند كل فقرة.

o تم التوقيع يسارا.



المذكرة المصلحية

o هي وثيقة إدارية داخلية من خلالها يعطي الرئيس لمرءوسيه إما تعليمات آو معلومات تكتسي صبغة دائمة او مؤقتة لمسألة معينة تتعلق بكيفية سير الأشغال داخل المصلحة حيث يوضح الرؤساء للمرؤوسين الإجراءات الواجب اتباعها و ما يتوقع من المرؤوس القيام به و طريقة ادائه .

o يعتبر اختيار التوقيت المناسب عاملا هاما لإصدار المذكرات المصلحية.



تقديم المذكرة المصلحية

o تستجيب المذكرة المصلحية لنفس الشكليات المشار إليها أعلاه.

o عنوان المذكرة المصلحية يطبع وسط الورقة بخط عريض و معطش و يمكن أن يكون بخط مغاير.

o ليس من الضروري ذكر الصفات إذا كانت موجهة لعموم الموظفين ، وعلى العكس تذكر الصفة إذا كانت إذا كانت موجهة لفئة معينة ( شعبة مثلا )

o الأسلوب الذي تكتب به المذكرة يبرز سلطة المسؤول و بصيغة الجمع و الأمر لتأكيد استمرارية و دوام التعليمات الواردة بها .

o و يستحسن أن توقع من طرف سلطة عليا أو من تنوب عنها مباشرة لإعطائها مصداقية اكثر.



التقرير

o كل موظف في موقع المسؤولية ، يكون مضطرا في بعض الحالات لكتابة تقرير، إما بمبادرة منه أو بأمر من رئيسه و يكون هذا التقرير ، إما

o عن عمل أنجزه .

o أو نشاط شارك فيه.

o أو عن تصرف موظف يشتغل تحث إشرافه .

o أو عن سير عمل يشرف عليه.

o ويعتبر التقرير وسيلة من وساءل الاتصال الرسمية .

o التقرير المكتوب يتضمن مجموعة من المعلومات حول مسألة معينة تم على ضوئها اتخاذ قرار.

o يختلف عن المحضر في كونه لا يتم الاكتفاء فيه بسرد الوقائع بل قد يتضمن استنتاجات واقتراحات .



أنواع التقارير

o هناك نوعين من التقارير:

o تقرير عن عمل يمارس فعلا .

o تقرير حول اقتراح القيام بعمل ما .



الفرق بين التفريرين

o أن الأول تتوفر لدى كاتب التقرير معطيات و معلومات كافية لإنجازه يبقى عليه فقط تنظيمها و صياغتها.

o أما الثاني فيلزم كاتب التقرير القيام ببحث نظري و ميداني و النتائج التي يتوصل إليها يقوم بجمعها تم تصنيفها و صياغتها.

o النوع الأول يمكن صياغته بسرعة

o النوع الثاني يحتاج إلى وقت أطول بالإضافة إلى التخصص و العمل المتواصل و البحث الجاد و تحديد المشاكل و اعتماد منهجية علمية وغالبا ما ينتهي هذا النوع من التقارير بتعاليق و نتائج و توصيات.



متطلبات تحرير التقرير

o معرفة الموضوع وتحديد بدايته و نهايته والهدف منه.

o احترام الموضوعية سواء كان التقرير بمبادرة فردية أو بأمر من الرئيس

o إذا كان بأمر من الرئيس يتعين على الكاتب قبل انجازه أن يفهم التوجيه الصادر إليه، و أن يعرف المطلوب منه بدقة، هل المقصود إعطاء معلومات مستفيضة عن الموضوع ، أم عرض معلومات كافية و الخلوص منها إلى الاستنتاجات، أو إعطاء معلومات مع إبداء الرأي و اقتراحات لما يمكن عمله في هذا الموضوع.

o التزام الموضوعية فيما يكتب أي أن لا يختار من المعلومات الواجب عليه إيصالها ما يعجبه و يعرض عن كتابة مالا يروقه، وعدم إغفال جانبا مطلوبا في التقرير، أو زيادة أشياء من عنده ضدا عن الحقائق، لان ذلك قد يؤثر في متخذ القرار.

تابع

o يجب أن يعكس التقرير القنا عات التي تكونت لدى الكاتب من خلال معاينته للوقائع المادية، واطلاعه عل مختلف الملابسات

o جمع كافة المعلومات المتعلقة بالموضوع وان تكون هذه الأخيرة شاملة لكل التساؤلات، إن كانت متوفرة لديه عليه كتابتها ، و أن لم تكن فعليه جمعها من مصادر مختلفة ، كالسجلات ، و المشاهدة الميدانية ، و الاستبيانات ، والكتب و المطبوعات ، المقابلات الشخصية و اللقاءات الخ......

o مراجعة المعلومات وقياس أهميتها في الموضوع .

o وضع خطة للتقرير قبل تحريره .

كيفية تحرير التقرير

o لا يوجد شكل محدد لصياغة التقارير، لكن هناك حد ادنى من الشروط الواجب توافرها يمكن إجمالها فيما يلي :

o عند تحديد النقط المتعين أدراجها بالتقرير، و طريقة عرضها عرضا تسلسليا و منطقيا.

o يتم تقسيم التقرير إلى ثلاثة أقسام : المقدمة و العرض و الخاتمة.

o احترام الجانب الشكلي بوضع العنوان والتسمية الرسمية للمملكة ، الوزارة المعنية ، القسم أو المصلحة المعنية ، الرقم الترتيبي ، الموضوع ، توقيع كاتب التقرير.

o التاريخ يمكن أن يكتب قبل التوقيع على خلاف الرسالة الإدارية.

موضوع التقرير

o المقدمة

o يتناول فيها التعريف بموضوع التقرير و الهدف منه و حدوده

o العرض

o هو أهم ما في التقرير و يتضمن كل المعلومات المطلوبة و المتعلقة بموضوع التقرير يتم سرده بكل موضوعية و نزاهة ووضوح تام.

o الخاتمة

o تتضمن تلخيصا للمعلومات و تأكيدا لها إذا لم يكن التقرير يتطلب استنتاجا أو اقتراحا .أما إذا كان يتطلب ذلك فيتعين وضع الاستنتاجات بناء على معلومات تؤيدها و تبررها مع مراعاة ما يتطلبه الأمر من لباقة.



شكل تقرير من حيث تقديمه

o تسمية المملكة

o بيان المصلحة المصدرة له حسب التدرج الإداري

o مكان وتاريخ الإصدار

o العنوان ( تقـــــــــــــــــــريــــــــــــــــــــــــــر )

o الموضوع : موضوع التقرير

o عرض التقرير

o التوقيع بالاسم المفتوح

أمثلة

o تقرير حول سير الإشعال ب........

o تقرير موجه إلى السيد......

o تقرير حول سلوك موظف......

خاتمة العرض



شكرا عل حسن تتبعكم و مداخلاتكم و إلى لقاء آخر بحول الله
من مواضيع : طلال الحربي
التعديل الأخير تم بواسطة طلال الحربي ; 09-26-2010 الساعة 08:11 AM.
طلال الحربي غير متواجد حالياً   رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)

الكلمات الدليلية (Tags)
المراسلات, الإدارية, تحرير, تقنيات


مواضيع مشابهه ننصح بقراتها
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
تقنيات عالسريع‎ المكينزي ملتقى الجوال والاجهزة الكفية 8 07-15-2011 10:31 AM
][®][^][®][ تقنيات أبل وأيفون‎ ][®][^][®][ المكينزي ملتقى الجوال والاجهزة الكفية 9 07-13-2011 10:40 AM
ماقالهو وزير الخدعه المدنيه حوارمع رئيس تحرير صحيفة عاجل ابومـحـمـد ملتقى التشغيل الذاتي 3 04-23-2011 01:50 PM
تقنيات جديدة لتنمية مهارة الاستماع‎ المكينزي ملتقى المواضيع العامة 2 02-02-2011 12:49 AM
تقنيات سرطان الثدي: أشعة الرنين المغناطيسي عبير عبدالعزيز ملتقى التصوير الطبي ( الأشعة ) 4 08-08-2008 05:19 PM

أدوات الموضوع إبحث في الموضوع
إبحث في الموضوع:

البحث المتقدم
انواع عرض الموضوع

ضوابط المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

كود [IMG]متاحة
كود HTML معطلة
Pingbacks are متاحة



الساعة الآن 01:12 AM

ضع بريدك هنا لتصلك اخر المواضيع

ملاحظة مهمه :ستصل الى بريدك رسالة تفعيل بعد كتابة احرف التاكيد
يجب الاطلاع على البريد لاستكمال عملية الاشتراك


Powered by vBulletin® Version 3.8.7
.Copyright ©2000 - 2014, Jelsoft Enterprises Ltd
هذا الملتقى هو مجرد ملتقى لمنسوبي وزارة الصحة ولا يمثل الوزارة إطلاقا
وجميع المشاركات التي تطرح في الملتقى لا تعبر بالضرورة عن رأي إدارة الملتقى
ولكن تعبر عن رأي كاتبها فقط