آخـر مواضيع الملتقى

دعــــــاء

العودة  

مفهوم وأهمية إدارة المستودعات

ملتقى الإداريين
عدد المعجبين  1معجبون
  • 1 أضيفت بواسطة طلال الحربي

موضوع مغلق
  #1  
قديم 10-03-2010, 11:25 PM
Banned عضو موقوف
 



طلال الحربي will become famous soon enough


برنامج أمناء ومأموري المستودعات ...




خاص بالمدرب




مفهوم وأهمية إدارة المستودعات



الهدف السلوكي للوحدة:


معرفة مفهوم إدارة المستودعات وأهميتها بكفاءة.



موضوعات الوحدة التدريبية:


· مفهوم إدارة المستودعات.


· أهمية وظيفة التخزين.


· الأهداف الرئيسة لوظيفة التخزين.


· مسؤوليات واختصاصات وظيفة التخزين.


· الآثار السلبية المترتبة على عدم الاهتمام بالمخازن.


· أنواع المخازن.


· أصناف وأنواع المواد المخزنة.






مفهوم إدارة المستودعات:


تعد وظيفة التخزين من أقدم الوظائف التي مارسها الإنسان منذ أقدم العصور، فقد مارسها سيدنا يوسف عليه السلام عندما ولاه عزيز مصر خزائن الأرض، قال تعالى " قال اجعلني على خزائن الأرض إني حفيظ عليم " وقد تنامت أهمية التخزين عبر العصور نتيجة الحاجة إلى تخزين المواد التي يتم إنتاجها سواء كانت زراعية أو صناعية لحين القيام ببيعها أو توزيعها على المستفيدين منها.



فالتخزين هو الوظيفة التي يتم من خلالها حفظ المواد والسلع منذ تصنيعها أو شرائها وحتى يتم صرفها أو طلبها من قبل الجهات التي تحتاجها لسد احتياج أو غرض محدد. فمثلا يتم تخزين المواد المكتبية في شركة ما أو جهاز حكومي لسد احتياجات موظفيها من الأقلام أو الأوراق أو الأثاث المكتبي، وفي وزارة الصحة مثلا يتم تخزين الأدوية لحين طلبها من قبل المستشفيات أو مراكز الرعاية الأولية التابعة لها لسد احتياجات المواطنين من دواء معين ... الخ. وفي المصانع يتم تخزين المواد الأولية أو المواد الخام وشبه المصنعة حتى يتم صرفها لوحدات الإنتاج للقيام بتصنيعها، وفي المرحلة الثانية يتم تخزين المواد المصنعة حتى يتم صرفها لتلبية احتياجات عملاء المصنع من تلك المواد.



كما تعرف وظيفة التخزين أيضا ً بأنها تخطيط وتنظيم عمليات استلام المواد والمستلزمات والمحافظة عليها وإمداد الجهات الطالبة باحتياجاتها في الوقت المناسب.



أما إدارة المخازن أو المستودعات فهي الإدارة المختصة بالاحتفاظ والعناية بالمخزون وتخطيط وتنظيم وتنفيذ ورقابة إجراءات التخزين وصرف المخزون حسب الكميات والنوعيات المقررة للإدارات والأقسام الطالبة والمستخدمة لمواد المخزون.


ويتضح من التعريف السابق أن إدارة المستودعات تؤدي مهمتين رئيستين هما:


· الاحتفاظ بالمواد: وهي عملية تخزين المواد ذاتها بحيث يتم تخزينها وترتيبها في المستودعات من حين دخولها للمستودع إلى حين صرفها للجهات الطالبة.


· المحافظة على المواد: وهي عملية العناية بالمواد المخزنة من التلف وضمان سلامتها وبقائها صالحة للاستخدام من حين دخولها للمستودع إلى حين صرفها للجهات الطالبة.





أهمية وظيفة التخزين:


تعد وظيفة التخزين من أهم الوظائف المساندة في المؤسسات والشركات؛ لكونها تقوم بتخطيط وتنظيم عمليات تخزين المواد والمحافظة عليها وإمداد العملاء أو الإدارات الرئيسية داخل الشركة باحتياجاتها في الوقت المناسب وبما يضمن استمرار عملها بكفاءة ودون انقطاع. وتتخلص أهمية وظيفة التخزين فيمايلي:


1- الأهمية العملية والاقتصادية.


2- الأهمية التخطيطية والتنظيمية.


3- الأهمية التنفيذية.



الأهمية العملية والاقتصادية:


لا يمكن لأي مؤسسة أو شركة أن تعمل بدون وجود إدارة للمستودعات أو المخازن وبشكل يتناسب والأنشطة التي تقوم بها، فالمواد الداخلة في أعمال أية إدارة سوف يتم تخزينها في المخازن إلى حين طلبها من الإدارة المحتاجة لذلك، وللمحافظة على سير أعمال المؤسسة وبيع سلعها ومنتجاتها فمن الضروري وجود إدارة تهتم بذلك، وبالنسبة للأهمية الاقتصادية فإن التخزين وفقا للكمية الاقتصادية يحافظ على المواد ويقلل من الأموال المستثمرة في المخزون.



الأهمية التخطيطية والتنظيمية:


من المهم أن تكون هناك جهة مسؤولة عن تخطيط المخزون وتحديد مستوياته العليا والدنيا حسب إمكانيات الشركة أو المؤسسة. أما الأهمية التنظيمية فتتركز في ضرورة وجود إدارة مسؤولة مسؤولية كاملة عن أعمال تخزين المواد وصرفها بالتنسيق مع جميع الإدارات والأقسام داخل الشركة.



الأهمية التنفيذية:


لضمان استمرار الإدارات والأقسام داخل الشركة والمؤسسة بمهامها بكفاءة فمن الضروري تأمين متطلبات تلك الإدارات من المواد والأصناف، فإدارة الانتاج لا يمكن لها القيام بعمليات التصنيع ما لم تتوفر المواد الخاصة بتصنيع المواد في الوقت المناسب والكميات المناسبة وهكذا بالنسبة لبقية الإدارات.



الأهداف الرئيسة لوظيفة التخزين:


1- استلام المواد والمنتجات المطلوب تخزينها بدقة وبما يضمن سلامتها.


2- ضمان تدفق المواد والمنتجات المخزنة للجهات المستفيدة في الوقت المناسب.


3- المحافظة على المخزون من التلف والضياع والفقد.


4- تقليل تكاليف التخزين إلى أقصى حد ممكن.


5- استخدام المساحات المتاحة في المستودعات بما يضمن انسيابية تداول المواد المخزنة بكفاءة.


6- مساعدة إدارة المشتريات في تحديد الكميات المناسبة للشراء من المواد والأصناف.



الشروط اللازمة لتحقيق أهداف إدارة المستودعات:


1- الاحتفاظ بأقل مستوى من المخزون وذلك لتقليل تكاليف التخزين ورأس المال المستثمر في المخزون.


2- تمييز المخزون عن طريق تعريف الأصناف ووضع التصنيف والترميز المناسب لكل منها.


3- فحص المواد المستلمة قبل إدخالها للمستودعات بما يضمن سلامة المواد المخزنة من حيث الكمية والجودة وصلاحيتها للاستخدام.


4- وضع الأصناف المخزنة في الأماكن المخصصة لها بما يضمن سهولة الحصول عليها وسلامة تخزينها.


5- القيام بإجراءات الصرف للجهات الطالبة وفقا للضوابط المناسبة بما ذلك تعبئة وتغليف ونقل المواد المطلوب صرفها بشكل سليم ودقيق.


6- تسجيل حركة المواد المخزنة المستلمة والمصروفة وتحديد أرصدة المخازن والقيمة المالية لها.


7- مراقبة المخزون للتأكد من الاحتفاظ بالكميات المناسبة من المواد لمواجهة الاحتياجات بشكل دوري وتقليل تكاليف التخزين إلى أقصى حد ممكن.


8- الاحتفاظ بسجلات التخزين المتعلقة بعمليات صرف المواد واستلامها وأرصدتها.


9- تطبيق إجراءات الأمن والسلامة في المستودعات.


10-رفع التقارير الدورية عن حالة المستودعات وما تم القيام به من أعمال للإدارة المسؤولة.



الآثار السلبية المترتبة على عدم الاهتمام بالمخازن:


إن عدم الاهتمام بإدارة المخازن وتوفير الوسائل التي تمكنها من ممارسة مهامها بشكل مناسب يمكن أن تنتج عنه المشكلات التالية:


1- تلف المخزون: مما يكلف الشركة أو المؤسسة مبالغ كبيرة كان يمكن استثمارها في تنفيذ أو تأمين أصناف أخرى.


2- توقف الإنتاج: نتيجة لانتهاء المخزون أو عدم تأمين الأصناف في الوقت المناسب.


3- زيادة المواد الراكدة: إن عدم وجود دراسات مستمرة لقياس مستويات المخزون وأنواع المواد المخزنة يؤدي إلى زيادة الأصناف والمواد الراكدة.


إن جميع المشكلات التي تم ذكرها سابقا ناتجة عن عدم اهتمام الإدارة بالمخازن وقد يؤدي بروز أي منها إلى تكليف الشركة أو المؤسسة مبالغ مالية كبيرة كان يمكن تلافيها لو تم الاهتمام بإدارة المخازن.



أنواع المخازن:


يمكن تحديد أنواع المستودعات من عدة جوانب من أهمها:


1- مخازن حسب الملكية وتشمل


أ‌. مخازن مملوكة لنفس الشركة.


ب‌. مخازن مستأجرة سواء من الدولة أو القطاع الخاص وتدار من قبلهما.



2- مخازن أو مستودعات حسب الموقع:


أ‌. مخازن قريبة من السوق.


ب‌. مخازن قريبة من المورد.


ت‌. مخازن في الشركة أو المؤسسة.



3- مخازن حسب الاستمرار في العمل ومنها:


أ‌. مخازن دائمة تستخدم على مدار العام.


ب‌. مخازن مؤقتة تستخدم لسد احتياج معين في فصل أو ظروف معينة.



4- مخازن حسب نوع المواد المخزنة:


أ‌. مخازن العدد وقطع الغيار.


ب‌. مخازن الوقود.


ت‌. مخازن السلع الجاهزة (تامة الصنع).


ث‌. مخازن المخلفات الصناعية.


ج‌. مخازن المواد الأولية.


ح‌. مخازن المواد المتفرقة أو اللوازم.


خ‌. مخازن مواد التغليف والتعبئة.



5- مخازن/ مستودعات حسب وظائف أو أهداف الشركة المالكة:


أ‌. المستودعات المبردة.


ب‌. مستودعات التخزين في درجات حرارة متحكم فيها.


ت‌. المستودعات الجمركية.


ث‌. مستودعات السجلات.



ويشير إلى أن كل نوع من الأنواع السابقة للمستودعات له خصائص ووظائف معينة، كما أن بعض الشركات والمؤسسات قد يكون لديها أكثر من نوع من أنواع المستودعات حسب المهام والأعمال التي تقوم بها، كما يمكن أن يكون هناك أكثر من نوع من هذه المستودعات في مكان واحد حسب كبر حجم المساحات المخصصة للمستودعات وكذلك طبيعة المواد المخزنة وفيما يلي سنستعرض بعضا من أنواع المستودعات المذكورة آنفا.



المستودعات المبردة:


عادة ما يستخدم هذا النوع من المخازن في المشاريع التي تقوم على تخزين المواد الغذائية التي تحتاج إلى درجات تخزين منخفضةٍ للغاية، وتتراوح درجة حرارة هذه المستودعات عادة بين (درجة الحرارة صفر وخمس درجات تحت الصفر). وهي مجهزة بثلاجات أو حافظات تعمل على سرعة تجميد المواد أو الأطعمة الواردة أو جعلها تصل ببطء إلى درجة التخزين المناسبة. علما بأن أنواع الأطعمة تحتاج إلى درجات حرارة تخزين مختلفة حسب طبيعتها ومكوناتها.



مستودعات التخزين في درجات حرارة متحكم بها:


المستودعات التي يمكن التحكم بدرجة حرارتها من أهم أنواع المستودعات التي يتم فيها حفظ الأدوية والمستلزمات الطبية وبعض المواد الغذائية حيث تترواح درجة حرارتها بين (خمس وخمس عشرة درجة مئوية) حيث يوفر هذا النوع من المستودعات ميزة تحقيق بيئة مناسبة للحفظ من حيث التحكم في درجة الرطوبة ودرجة الحرارة مما يضمن بقاء المواد المخزنة سليمة وصالحة للاستعمال إلى حين انتهاء مدة صلاحيتها.



المستودعات الجمركية (للبضائع المحتجزة لاستيقاء دفع رسومها الجمركية):


يستخدم هذا النوع من المستودعات عادة في الموانئ والمطارات التي يتم فيها حفظ البضائع المستوردة إلى حين دفع الرسوم الجمركية المتعلقة عليها ومن ثم السماح للشركة المستوردة بإدخال المواد المستوردة للدولة، وهذه المستودعات لا تختلف عن المستودعات الأخرى إلا أن اسمها مرتبط بالموقع وبالجهة المسؤولة عنها كمصلحة الجمارك.


مستودعات السجلات:


يستخدم هذا النوع من المستودعات عادة لحفظ السجلات والوثائق الخاصة بالجهاز أو الشركة سواء كانت عامة أو خاصة ويطلق عليها مستودعات الحفظ إلا أن ظهور تقنيات المسح الضوئي والحفظ الإلكتروني للوثائق واستخدام العديد من البرامج الآلية جعل كثيراً من المؤسسات والشركات تستغني عن هذا النوع من المستودعات بالتوجه التام لتكنولوجيا الحفظ الضوئي.



وبشكل عام فإن وجود هذا النوع من المستودعات ضروري للشركات المالية كالبنوك والمؤسسات المالية الكبيرة حيث إنها لا تستطيع الاستغناء عن الوثائق المحفوظة وخصوصا ما يتعلق منها بالأعمال المالية إلا بعد مرور عشر سنوات من تاريخ حفظها، لذلك فإن الكثير من الشركات تحرص على أن تكون هذه المستودعات مجهزة بوسائل الأمن والسلامة بدرجة عالية.



أصناف وأنواع المواد المخزنة:


يتضمن المخزون المواد والبضائع والسلع تامة الصنع التي تحتفظ بها الشركة أو المصنع في المخازن والساحات، وتختلف أنواع المخزون باختلاف الصناعة أو الشركة والمهام التي تقوم بها، فليس من الضروري وجود جميع الأصناف في شركة واحدة أو مصنع واحد ومن تلك الأنواع ما يلي:


1- المواد الخام: وهي المواد التي تصبح جزءاً أو صنفاً تام الصنع، مثل الحديد والزجاج والأخشاب.


2- المحركات والمولدات وقد تكون مشتراه أو مصنعة.


3- السلع تامة الصنع، ويتم الاحتفاظ بها حتى يتم بيعها أو استخدامها.


4- مخلفات عمليات التصنيع، مثل زوائد الحديد أو الجلد أو السلع المعطوبة والآلات المتقادمة.


5- مواد التغليف، وتشمل جميع المواد التي تستخدم في تغليف وحزم السلع.


6- قطع الغيار.


7- التجهيزات الخاصة بالوزن والقياس والنقل.


8- مواد متنوعة، مثل الأدوات المكتبية والقرطاسية وأدوات التنظيف ... الخ.






للمزيد من المعلوماااات


شارك
مشاركة في فيسبوك مشاركة في تويترمشاركة في قوقل بلص
Nephrology معجبون بهذا.


من مواضيعي : طلال الحربي
موضوع مغلق

مواقع النشر (المفضلة)

الكلمات الدليلية (Tags)
مفهوم, المستودعات, إدارة, وأهمية


مواضيع مشابهه ننصح بقراتها
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
أمناء المستودعات وماموري العهد abnalfurat ملتقى الإداريين 8 06-09-2011 04:53 PM
المصابون بالأمراض المزمنة.. وأهمية تغيير عاداتهم واهتماماتهم life`s rose ملتقى الأمراض المزمنه 2 02-14-2011 06:01 AM
مفهوم إدارة الإنتاج; دور حياة العمل الإنتاجي طلال الحربي ملتقى الكتب الطبية 0 02-04-2011 01:06 AM
مفهوم وأهمية الاتصالات الإدارية طلال الحربي ملتقى صناع الحياة ( تطوير الذات ) 4 01-08-2011 02:33 PM
أطفالنا وأهمية المحافظة على أمنهم وسلامتهم همسة حنين ملتقى التعامل مع حالات العنف والإيذاء 2 09-07-2008 03:04 AM

أدوات الموضوع إبحث في الموضوع
إبحث في الموضوع:

البحث المتقدم
انواع عرض الموضوع

ضوابط المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

كود [IMG]متاحة
كود HTML معطلة
Pingbacks are متاحة



الساعة الآن 01:41 PM

ضع بريدك هنا لتصلك اخر المواضيع

ملاحظة مهمه :ستصل الى بريدك رسالة تفعيل بعد كتابة احرف التاكيد
يجب الاطلاع على البريد لاستكمال عملية الاشتراك


Powered by vBulletin® Version 3.8.9
.Copyright ©2000 - 2015, Jelsoft Enterprises Ltd
هذا الملتقى هو مجرد ملتقى لمنسوبي وزارة الصحة ولا يمثل الوزارة إطلاقا
وجميع المشاركات التي تطرح في الملتقى لا تعبر بالضرورة عن رأي إدارة الملتقى
ولكن تعبر عن رأي كاتبها فقط