آخـر مواضيع الملتقى

دعــــــاء

العودة  

توثيق أعمال اللجان Committee activites documentation

ملتقى الجودة وسلامة المرضى
موضوع مغلق
  #1  
قديم 03-27-2011, 06:39 PM
صحي نشط
 



تحسين الآداء will become famous soon enough


nتوثيق أعمال اللجان
nSuccessful Meetings; What to do?
ماذا تفعل لتضمن نجاح الاجتماعات؟
nBefore,
nDuring and
nAfter Meetings
nAPP-001
nHospital Multi-disciplinary Team Management and Reporting
nتقرير وإدارة اللجان وفرق العمل بالمستشفى
n
nWhat is an MDT?
nماذا يعني MDT؟
n(MDT) Multi-disciplinary Team
nA group of persons appointed by the hospital director to consider, investigate or act upon certain charges, as specified in the formation order, or request for quality improvement formation.
nمجموعة من الأشخاص تم تعيينهم من قبل إدارة معنية، للقيام بمهام معينة كما هو محدد في قرار تشكيل اللجنة أو فريق العمل أو بطلب فريق لتحسين الجودة.
n(MDT) Multi-disciplinary Team
nstanding committee,
nad hoc,
ntask force,
nsub committee,
nintra- and interdepartmental work groups and
nQuality Improvement Teams.
n
nRoles and Responsibilities
[]سكرتير اللجنة
1.Arrange for the circulation of the agenda to all members and invited guests
توزيع جدول الأعمال لأعضاء اللجنة والأشخاص المدعوين
2.Ensures that the venue is arranged and all members are aware of the location, date and time of meeting
التأكيد على الأعضاء بمكان وتاريخ ووقت الاجتماع
nRoles and Responsibilities
3.Take minutes and circulated to attendees and members
كتابة محضر الاجتماع والتأكد من توزيعها على الحضور خلال خمسة أيام من الاجتماع
4.Keeps record of attendance
الاحتفاظ بسجل الحضور
nBefore Meetings
nقبـــــــــــل الاجتمـــــــــــــــــاع
nAgenda and Notice of Meeting
بيان الاجتماع وجدول الأعمال
nPrepared by the chairman/Co-chairman/
coordinator as applicable and should contain topics to be discussed at the meeting
nيجب اعداده من قبل رئيس اللجنة أو نائب رئيس اللجنة كما هو مناسب، ويجب احتواءه على المواضيع التي سوف تناقش في الاجتماع
nAgenda and Notice of Meeting
بيان الاجتماع وجدول الأعمال
nThe format should be followed by all teams when preparing the meeting’s agenda
nيجب اتباع جميع النماذج المعتمدة من جميع الفرق وذلك عند اعداد جدول الأعمال
nAgenda and Notice of Meeting
بيان الاجتماع وجدول الأعمال
nFirst item on the agenda is the review of previous meeting minutes
nأولى النقاط في جدول الأعمال، مراجعة محضر الاجتماع السابق.
nAgenda and Notice of Meeting
بيان الاجتماع وجدول الأعمال
nAny reading materials, references may be indicated in the comments column and/or attached to the agenda upon distribution to the members
nإذا كانت هناك أي مراجع أو أي إضافات، يتم اضافتها في جدول الأعمال وإرفاقها لتوزع على الأعضاء.
nSample Notice of Meeting
nDate: Ramadan 25, 1425 H / November 8, 2004
nTo: All Policy and Procedure Review Committee Members
nFrom: Dr. ............., Consultant
n Chairman
nPolicy and Procedure Review Committee
nSubject: Notice of Meeting
n
Please see attached policies and procedures as identified in the agenda for discussion on the Policy and Procedure Review Committee meeting will be held as follows:
n Date: Ramadan 25, 1425 H / November 24, 2004
n Day: Wednesday
n Time: 11:00 a.m. – 12:00 noon Sharp
n Venue: Classroom, 2nd Floor Library
nFor confirmation please call extension number 4332, Ms. mona. ........, Committee Recording Secretary.
nThank you for your cooperation.
nCC: Director – Dr

nHow to prepare for successful meeting?
كيف يتم
الاعداد لاجتماع ناجح؟
nAssignments for follow-up:
qCommunications to concerned departments for actions
qFollow-up before the meeting
qInvitation to the meeting for consultation, presentation or reporting
n
nReservation of venue and equipment needed
nFood reservations
nCall members to confirm receipt of notice of meeting, clarify date, time and venue
n
nIf member apologized, who is the representative, if any
nفي حال اعتذار عضو، يرسل ممثل عنه إن وجد
nIf member is on a scheduled leave then he is excused
nلو كان العضو في اجازة رسمية فهو معذور
nMember did not appear in the meeting and no information given beforehand, then he/she is absent
nفي حال عدم حضور العضو للاجتماع ولم يكن هناك أي اعتذار مسبق أو في اجازة رسمية سوف يكون غائب
nHandoutsما يعد للتوزيع
[All handouts for distribution are photocopied before the meeting
جميع ما يعد للنقاش في الاجتماع تصور قبله
[All handouts are stapled or in a folder before distribution
]جميع أوراق النقاش تحفظ في مجلد و تدبس قبل توزيعها


There are enough handouts for all present in the meeting
[/]يجب أن تكون الصور كافية لجميع الحاضرين في الاجتماع
nDuring Meetings خلال الاجتماع
nMeeting Minutes محاضر الاجتماع
nMeeting No. = Meeting Number = 8
nالاجتماع رقم:8nJanuary to December, 2006nمن يناير الى ديسمبرnMonth of November is 11nشهر نوفمبر رقم:11nYear 2006nالعام: 2006n8 (11-06) is the 8th meeting for the year 2006
n
nMeeting Minutes محاضر الاجتماع
vCompletion
üTyped
üSigned by Committee Recorder
üApproved by MDT Leader
üDated
ØDate of Meeting
ØDate of Approval of Minutes
ØDate of Next Meeting
nMeeting Minutes محاضر الاجتماع
vWriting the DATE
vHegiri Date / Gregorian Date
vRabi’II 2, 1428/Feb 20, 2007
nMeeting Minutes محاضر الاجتماع
vMembers having reservations regarding previous minutes, should raise their concerns in the next committee meeting and this has to be documented in the next meeting minutes
vالأعضاء الذين لديهم تحفظات بخصوص المحضر السابق، يجب أن يناقشوها في اجتماع اللجنة التالي ويجب أن توثق في المحضر.
nMeeting Minutes محاضر الاجتماع
vCommittee Rounds – Recorder is present to take notes during rounds
vجولات اللجنة: يقوم سكرتير اللجنة بأخذ الملاحظات أثناء الجولة.
nWriting Meeting Minutes
كتابة محضر الاجتماع
nAfter Meetings بعد الاجتماع
nDistribution التوزيع
nCommittee Hierarchy
nCopy for the Program Director
nProgram Director may open an issue for further discussion, investigation, review, study or revision.
nDistribution التوزيع
nExample 1
To: Program Director
Thru: Medical Executive Committee
From: CPR Committee
n
nDistribution التوزيع
nمثال 2:إلى: مدير المستشفى خلال: لجنة إدارة الجودة خلال: لجنة مراجعة السجلات الطبية من: لجنة النماذج
nDistribution التوزيع
nExample 2
To: Program Director
Thru: Quality Management and Utilization Review Committee
Thru: Medical Records Review Committee
From: Forms Committee
n
nDistribution التوزيع
nAll attendees and members are provided copies of the meeting minutes even if a member is absent and ensure that he/she receives copies of handouts.
nيزود الحضور والأعضاء بنسخ من محاضر الاجتماع حتى لو كان العضو غائبا والتأكد بأنه تستلم النسخة.
nDistribution التوزيع
nDepartments/Individuals/Units responsible for any action arising from the meeting are provided with copy of minutes
nAll recipient of Meeting Minutes sign in the distribution list
nSafety Committee

nDistribution Listقائمة التوزيع
nName of the Committee
nNotice of Meeting on October 31, 2005 / Ramadan 28, 1426 H
nMeeting Agenda
nMeeting Minutes
nDistribution List
nNumber
nName
nPosition in the Committee
nJob Title and Department
nSignature
nDate Received
nExtension
nDistributionالتوزيع
nPatient Names are not included in minutes but
nPatient’s Medical Record Number may be used
nDistributionالتوزيع
[
No distribution of minutes but documentation is done, submitted to the Program Director and filed
nDistributionالتوزيع
nMeeting Minutes is considered as part of evidence documents presented during accreditation and surveys and submitted to the Ministry of Health
nتعتبر محاضر الاجتماعات كدليل للتوثيق تقدم أثناء الاعتراف والاستطلاع وتسلم لوزارة الصحة .
n
nFiling الأرشفة
nAll original Meeting Minutes are filed at the TQM Office
nجميع محاضر الاجتماعات الأصلية تحفظ في إدارة الجودة الشاملة
nFiling System at the TQM Office
نظام الأرشفة في ادارة الجودة الشاملة
nFiling الأرشفة
nMDT Leaders and Recorders are free to review their files at the TQM office or they may logout and review in their respective office
nيمكن لرؤساء اللجان وفرق العمل والسكرتارية بمراجعة الملفات في مكتب إدارة الجودة أو استعارتها لمراجعتها في مكاتبهم.
n
nFiling الأرشفة
nAdministrative Coordinator must be informed if there is any paper pulled out from the file.
nAll borrowed files should be complete when returned to the TQM Office
nيجب أن تبلغ منسقة الجودة الإدارية عن سحب أي ورقة من الملف.
nعلى الملفات المستعارة أن تكون كاملة لدى إرجاعها لمكتب إدارة الجودة الشاملة.
n
n
nSample list of Reports expected from committees
مثال للتقارير المتوقعة من اللجان
nBlood Utilization Review Committee
qBlood Transfusion Reaction Reports (Statistics and analysis)
qClinical Indicators Data for Transfusion Services
qMinutes of Meetings
qAnnual Committee Report
n
nCommittee memos to follow up on actions
n
nCommittee annual report
nTHE ANNUAL COMMITTEE FUNCTION REVIEW FORMAT
nThe Multi disciplinary teams are required to present an annual action team status report to Quality Management Department using the action plan format.
nعلى فرق العمل واللجان استخدام نموذج ”خطة العمل“ للتقرير عن حالة أداء الفرق واللجان وتسليمه لقسم إدارة الجودة.
n
nThe status report should cover accomplishments approached during the year, obstacles encountered assistance needed, additional or substituted members and other observations and/or requirements as deemed necessary.
nيجب أن يغطي التقرير الإنجازات التي تمت أثناء السنة، والعقبات التي تم تخطيها، والأعضاء الذين تم اضافتهم أو استبدالهم وما الملاحظات الأخرى والمتطلبات التي اعتبرت ضرورية.
n
nThe annual report is due by the first week of January of each year and should include the following:
nCommittee/Task Force name
nCommittee/ Task Force purpose
nCommittee/Task Force chairman
nCommittee/Task Force accountable to:
n
n Number of times met _________ xxxx to January 1st ________200__
nAttach reviewed current terms of reference
nList and briefly explain the committee’s / Task Force’s accomplishment over the past reporting period months
nList and explain topics the committee is currently addressing and how they relate to the MRQP/TQM requirements
nعدد الاجتماعات التي عقدت
nارفاق هيكل اللجنة التي تمت مراجعتها.
nشرح الانجازات التي تمت خلال الأشهر الماضية.
nشرح المواضيع الموجهة من قبل اللجنة ومدى ارتباطها بمتطلبات إدارة الجودة الشاملة وبرنامج تطبيق الجودة بالمجلس المركزي.
n
nList and briefly explain issues which committee was aware of but did not address
nList and briefly explain any unresolved issues
nMinutes for each meeting are:
§Typed: ÿ Yes ÿ No
§Signed: ÿ Yes ÿ No
§Dated: ÿ Yes ÿ No
nMinutes are filled at:
n
nDescribe the routing system for the minutes
nDo you feel that the committee/Task Force needs to liaise more closely with other individuals and/or committees?
ÿ Yes ÿ No
nIf yes….to whom? And which committees and why?
nوصف نظام توجيه محاضر الاجتماع
nهل تعتقد بأن اللجنة تحتاج إلى اتصال مباشر بأفراد آخرين أو لجان أخرى؟
nإذا كانت الإجابة بنعم؛ بمن؟ وما هي اللجان؟ ولماذا؟
n
nDescribe the committee’s/Task Force’s focus for the next 12 months
nList and explain any educational needs or assistance from Quality Management office that you anticipate for the coming year
nوصف ماهية خطة اللجنة أو فريق العمل لـ 12 شهر القادم.
nشرح الاحتياج التدريبي أو المساعدة من إدارة الجودة لتحضيرها في السنة القادمة.
n
nCommittee membership report
nNAME
nDEPARTMENT
nNO. OF MEETINGS ATTENDED
n% OF MEETINGS ATTENDED
nتقرير أعضاء اللجنة
nاسم العضو
nعدد الاجتماعات التي حضرها
nنسبة حضور الاجتماعات
nGuidelines on MDT Annual Report
أساسيات التقرير السنوي للجنة أو فريق العمل
nAn MDT Annual Report should be brief, clear and accurate as possible.
nReports should be printed in advance and distributed to members three (3) days prior to the meeting where the report will be discussed
nيجب أن يكون التقرير شاملا وواضحا ودقيقا قدر الإمكان.
nيجب أن يكون التقرير جاهزا وموزعا للأعضاء قبل 3 أيام من الاجتماع الذي سيتم فيه مناقشة التقرير.

nGuidelines on MDT Annual Report
أساسيات التقرير السنوي للجنة أو فريق العمل
nيجب أن يعرض رئيس اللجنة أو فريق العمل، أو العضو ممثل الفريق، التقرير السنوي للفريق.
nبعد عرض التقرير, يجب أن يتاح للفريق مجال للتعليق والتصحيح وطرح الأسئلة والمناقشة.
nThe Team Report should be presented to the Team by its Chairman/Team Leader or by a designated Member of the Team.
nThe Team Report after being presented to the Team should be open for comment, correction, questions and discussion.
nGuidelines on MDT Annual Report
أساسيات التقرير السنوي للجنة أو فريق العمل
nThe Team report and/or recommendations may only be amended by the Team.
nNo approval of a Team Report should be given individually and separately by any Committee Member without a meeting.
nيتم تعديل التقرير أو التوصيات فقط من قبل الفريق.
nلا يوافق على تقرير اللجنة بشكل منفرد ومنفصل من قبل أعضاء اللجنة بدوناجتماع.
n
nGuidelines on MDT Annual Report
أساسيات التقرير السنوي للجنة أو فريق العمل
nA member who has reservations may highlight, indicate or mark the portion with which s/he does not agree and sign the report signifying approval of the remainder of the report.
nإذا كان لدى أي عضو بعض التحفّظات، يمكن أن يشير إلى الأجزاء التي لا يوافق عليها ويوقّع التقرير، ويوضح موافقة البقيّة.
nGuidelines on MDT Annual Report
أساسيات التقرير السنوي للجنة أو فريق العمل
nThe Chairman/Team Leader and Members must sign the final form of the Report, after being amended, finalized and approved by the Team, in accordance with the specified manner of action (in the Charter), before submitting to the TQM Dept. or the concerned authority.
nيجب أن يوقّع رئيس اللجنة أو قائد وأعضاء الفريق النموذج النهائي للتقرير، بعد أن تم تعديله واعتماده من الفريق، وفقا لأسلوب العمل المحدد في القرار الإداري قبل تسليمه لقسم إدارة الجودة الشاملة أو الجهة المعنية.
nGuidelines on MDT Annual Report
أساسيات التقرير السنوي للجنة أو فريق العمل
nAll MDT reports are submitted through the Main Committees especially for Sub-Committees.
nيتم تسليم تقارير اللجان وفرق العمل من خلال اللجان الرئيسية خصوصا للجان الفرعية.
nGuidelines on MDT Annual Report
أساسيات التقرير السنوي للجنة أو فريق العمل
nQI Teams, Taskforces, Ad Hoc Committee and Special Committees shall submit their a copy of final reports to the TQM Dept. after completion of their assignments.
nيسلم فريق تحسين الجودة، واللجنة المكلفة، واللجنة المؤقتة واللجان الخاصة التقارير النهائية لإدارة الجودة الشاملة بعد إكمال جميع مهامهم.
n
nGuidelines on MDT Annual Report
أساسيات التقرير السنوي للجنة أو فريق العمل
nThe Report, after being submitted by the Chairman/Team Leader to the TQM and after submission of TQM to the Appointing Authority, may be referred back to the Team for further study, modification or recommendations.
nبعد أن يقدّم التقرير من قبل رئيس اللجنة إلى الجهة المعنية، قد يحال إلى اللجنة للدراسة أو التعديل أو للتوصية
n
nMemos to reporting authority updating on specific actions and results

منقول للفائدة
شارك
مشاركة في فيسبوك مشاركة في تويترمشاركة في قوقل بلص


من مواضيعي : تحسين الآداء
التعديل الأخير تم بواسطة تحسين الآداء ; 03-27-2011 الساعة 06:45 PM.
موضوع مغلق

مواقع النشر (المفضلة)


مواضيع مشابهه ننصح بقراتها
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
Issues on Physicians Documentation الكفاح ملتقى الجودة وسلامة المرضى 0 02-12-2011 11:06 PM
Documentation رانـيـه ج ملتقى التمريض 8 02-01-2011 04:22 AM
كتاب Nursing Documentation طلال الحربي ملتقى التمريض 3 12-10-2010 05:49 PM
مواعيد اللجان القادمه اموت اوصل ملتقى التدريب والإبتعاث 5 07-15-2010 06:51 PM

أدوات الموضوع إبحث في الموضوع
إبحث في الموضوع:

البحث المتقدم
انواع عرض الموضوع

ضوابط المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

كود [IMG]متاحة
كود HTML معطلة
Pingbacks are متاحة



الساعة الآن 10:43 AM

ضع بريدك هنا لتصلك اخر المواضيع

ملاحظة مهمه :ستصل الى بريدك رسالة تفعيل بعد كتابة احرف التاكيد
يجب الاطلاع على البريد لاستكمال عملية الاشتراك


Powered by vBulletin® Version 3.8.9
.Copyright ©2000 - 2015, Jelsoft Enterprises Ltd
هذا الملتقى هو مجرد ملتقى لمنسوبي وزارة الصحة ولا يمثل الوزارة إطلاقا
وجميع المشاركات التي تطرح في الملتقى لا تعبر بالضرورة عن رأي إدارة الملتقى
ولكن تعبر عن رأي كاتبها فقط